Pourquoi opter pour la dématérialisation des factures en entreprise ?

Les entreprises ont longtemps eu le choix entre la facturation par courrier, e-mail, format papier ou EDI. Cependant, la loi de Finances 2020 article 153 a codifié ce secteur en imposant la dématérialisation des factures à partir du 1er juillet 2024 avec un report annoncé le 28 juillet 2023 par la DGFiP pour les transactions BtoB. Cette transition pose un défi majeur pour les entreprises peu ou pas encore digitalisées, impliquant des ajustements au niveau du système d’informations et des processus métier. Au-delà de cette contrainte, cette évolution peut également être perçue comme une opportunité significative.

Le concept de la dématérialisation des factures

La facturation électronique ou la  dématérialisation des factures se présente sous forme numérique et est transmise par le fournisseur à son client via une plateforme informatique sécurisée. Une fois reçue, elle est enregistrée et archivée conformément aux normes comptables en vigueur. 

La dématérialisation des factures implique l’automatisation des échanges, tant pour l’envoi que pour la réception des documents comptables. Cela offre des avantages tels que la réduction des coûts liés à l’impression et à la gestion des documents papier.

Les raisons d’opter pour des factures dématérialisées

La transition vers la e-facturation dans votre entreprise offre une double économie : 

  • Eviter les sanctions financières liées aux factures non conformes
  • Réduire les coûts de production

D’après une étude EY, le traitement d’une facture électronique peut coûter aussi peu que 30 centimes, comparé aux 10 € minimum en réception et 6 € en émission pour une facture papier.

Cette démarche présente également des avantages en termes de gain de temps et d’efficacité. La plateforme de dématérialisation centralise les informations pour faciliter le pilotage de la facturation, la gestion des impayés et pour une meilleure traçabilité. De plus, la digitalisation permet le stockage sécurisé des e-factures en ligne, simplifiant les opérations comptables et éliminant les risques liés à l’archivage papier.

La généralisation de la e-facturation améliore la relation client et l’image de marque. Les échanges avec les clients et fournisseurs sont facilités, le cycle de facturation est accéléré et la TVA est mieux gérée. Cela contribue à éviter la fraude et à simplifier les déclarations. L’entreprise se positionne donc comme moderne et s’ouvre à l’automatisation, permettant une utilisation plus efficace du temps des équipes et la détection des irrégularités.

Les perspectives au-delà de la e-facturation

La transition vers la dématérialisation ne se limite pas aux factures, mais englobe tous les documents papier de l’entreprise, tels que les bulletins de salaire, les notes de frais, les catalogues, les brochures, les bons de transport, etc. 

L’e-invoicing marque le début de la digitalisation des écrits et des processus. Cela offre des avantages tangibles du côté client avec la gestion des commandes. Pour le fournisseur, il pourra simplifier les demandes d’achat ainsi que le règlement des factures en temps réel. 

Par ailleurs, cette approche favorise une croissance positive en intégrant la technologie pour améliorer le travail collaboratif. Cela va créer un écosystème bénéfique afin de renforcer les relations avec toutes les parties prenantes.

Un défi majeur pour un grand changement

Pour faciliter le changement dans les organisations, une communication interne efficace et la participation des utilisateurs sont essentielles. La dématérialisation impacte les services informatiques et les habitudes de travail des employés. Cela nécessite une évangélisation et une formation appropriées. 

Mettez en avant les avantages concrets, comme l’élimination des tâches chronophages pour faciliter leur adhésion. Dans les grandes entreprises, la dématérialisation des factures représente une opportunité réelle d’améliorer la productivité.